La adquisición de bienes informáticos
Fernando Escobar Zúñiga

Presentación

El presente artículo es un intento por ofrecer algunos elementos que den claridad y faciliten la adquisición de bienes informáticos, en especial en el entorno de los proyectos de integración de tecnologías a las instituciones educativas. Este mercado, como muchos otros, tiene características específicas, las cuales han sido consideradas con la intención indicada.

La base

Dicho de manera sencilla: queremos el mejor recurso posible para atender una función o tarea específica al mejor precio. Esto nos permite identificar las variables clave en la adquisición:

• Adecuación a la función o tarea. ¿Para qué servirá el equipo? ¿Qué programas o aplicaciones debe correr? ¿quién(es) lo usará(n)? ¿Cuánto tiempo por día o por semana? ¿En qué condiciones? ¿qué se espera del mismo? ¿Qué tareas va a realizar, procesos? Tolerancia a fallas…¿Qué pasa si falla?
• Calidad. Los equipos no son iguales, aún cuando tengan configuraciones similares, aún dentro de las mismas marcas.  Identificar con claridad qué nivel de calidad tiene cada equipo cotizado. Varias de las grandes compañías han desarrollado dos grandes líneas, que identifican como equipos para el hogar y para el trabajo. Estos últimos cuentan con mayor tolerancia a fallas, menor consumo de energía, más opciones de administración remota y están preparados para el uso intensivo. Un indicador frecuente, que permite discriminar entre una y otra línea de productos, es la garantía. Los equipos para el hogar ofrecen por lo general un año de garantía, los de trabajo intensivo, 3 años.
• Precio. Todos queremos el mejor precio posible, sin duda importante.  La clave es la mejor relación costo-beneficio; ¿qué me ofrece, a qué precio?  Por ello es indispensable el ejercicio de hacer comparación estricta entre un equipo y otro. Lo comentariemos más adelante.
• Operabilidad:  Se define como el tiempo en que nuestro equipo está disponible, operable, usable. Está funcionando correctamente. La afectan de manera directa calidad, garantía y servicio. Las primeras ya comentadas en forma breve.  Insistir, en que no todos tienen la misma calidad, no nos extrañe la presencia de fallas relativamente pronto –y frecuentes- en equipos de bajo costo. No son fallas críticas muchas veces, pero se presentan.  En garantía y servicio hay que considerar la manera en que se realizan por los proveedores: es en sitio, hay que llevarla, a qué se comprometen, qué aspectos de costo cubre la garantía, tamaño y experiencia de sus áreas de servicio.
• Obsolescencia. Relacionado con la operabilidad; el equipo está vigente, se puede usar.  En este caso, no se refiere a una falla casual, sino a condiciones más permanentes. El concepto es más diverso de lo que se supone, hay diversas concepciones de obsolescencia, que en la práctica, representan niveles.
• Obsolescencia tecnológica: Refiere a la existencia de nuevas tecnologías que reemplazan a las anteriores. Un equipo es “obsoleto” porque existen otros con tecnología más avanzada.  Este nivel poco afecta a nuestros proyectos educativos, sabemos que ocurrirá en los meses siguientes (o semanas) posteriores a nuestra adquisición, pero no afecta la operación.  De hecho la única recomendación será, conociendo los hechos, quitarlo como un fantasma en nuestros procesos de selección. Evitar además comprar “lo último en tecnología” (el más reciente procesador, puede costar 30% más que el inmediato anterior, y ambos serán igual de obsoletos dentro de 4 años, que renovemos el equipo.
  Obsolescencia funcional: El equipo no nos permite realizar algunas tareas o tiene comportamientos inadecuados en la realización de las mismas (según nuestras expectativas y necesidades).  Se visualiza sobre todo en no poder correr algún tipo de aplicación, o nuevas versiones de las mismas.  En general entorpece o impide algunas tareas, pero sigue siendo utilizable.  Éste nivel es donde conviene valorar y realizar la actualización de los equipos.
  Obsolescencia operativa: El equipo presenta fallas, en forma permanente o intermitente, pero que impiden la operación normal del mismo, afectan gravemente las tareas del usuario. No debemos permitir que se alcancen estos niveles de obsolescencia.

El proceso de adquisición.

1. Sin duda lo primero es contestarse las preguntas planteadas en el inciso a) de la sección anterior, definir la función y tarea del equipo, con todos los detalles posibles.
2. Muy recomendable: Hacer un pequeño texto para los proveedores, donde expliquemos nuestras necesidades y establezcamos las características que debe tener su cotización y los equipos y programas, toda la información que solicitamos.  En inciso aparte, más adelante, detallo esta tarea.
3. Solicitar cotizaciones, de preferencia a varios proveedores, a manera de concurso, aunque no se formalice del todo el mismo.  Establecer tiempos y fechas para el proceso.  Publicar las cotizaciones, si la propuesta de concurso fue abierta. En la otra modalidad (cerrado), la información es sólo del conocimiento nuestro, no se difunde para nadie más.
4. Retroalimentar las cotizaciones recibidas, aclarar dudas, comentarios, desacuerdos, pedir  mayor información o ajustes en las mismas. Dar opción de réplica a los proveedores.
5. Realizar comparación equitativa de las cotizaciones, de acuerdo con las bases del concurso, criterios y características establecidas. Igualar para ello todos los elementos de la cotización, se sugiere establecer una tabla en la cual visualizar características y diferencias.  Importante identificar los aspectos que consideramos más relevantes para la toma de la decisión. Se pueden calificar –ponderar- los diversos factores para dar mayor peso a uno que a otro.
6. Comunicar resultado a TODOS los proveedores que cotizaron.  Puede darse o no información detallada del resultado (empresa ganadora, variables que pesaron en la decisión), pero sí debe informarse al menos si fueron o no ganadores y que el concurso terminó.
7. Realizar orden de compra, según los procedimientos de la institución.  Ratificar con proveedor condiciones de la misma: características de los equipos, precio, tiempo de entrega, garantías.
8. Monitorear la entrega, según condiciones establecidas.
9. Recibir y verificar con proveedor que lo recibido corresponde a lo pactado. Si es necesario pedir garantía de que así es, abrir equipos, revisar, conectar todos, probar, encender y revisar software pactado.  
10. Una clave fundamental en esta verificación es que la factura coincida con la cotización y con lo recibido.  La factura constituye, por lo general, el documento legal con mayor peso, compromete al proveedor, que se entregó lo cotizado y se cumplen también las condiciones de servicio y garantía. Una garantía acordada sólo vía cotización, sin otro documento, no tiene peso legal.
          De la misma manera, verificar documentación complementaria, la referente al equipo, licencias de software.  Cuidar que se llenen éstas últimas (es frecuente que vengan en blanco y se llenan en la entrega, con datos específicos de la compra).
11. Solicitar cualquier ajuste necesario en los equipos, documentación y programas.

Cotizaciones.

Cotizar es un mecanismo básico en el proceso de adquisición, lo conocemos bien. Solicitar además cotizaciones múltiples es una sana práctica, a condición de que puedan en verdad compararse, por presentar información similar o porque nosotros igualemos esa información, para realizar el análisis, según se dijo.  Es fundamental por tanto exigir a los proveedores que las cotizaciones contengan toda la información necesaria para la toma de decisiones.

Las cotizaciones de computadoras en particular se han centrado en pocos componentes y características de los equipos. El nombre y velocidad del procesador, tamaño de la memoria principal (ram), capacidad de almacenamiento en disco y, en ocasiones, detalles muy generales de otros dispositivos (unidad de CD o DVD, monitor, teclado, ratón). Por desgracia estos datos, analizados de manera aislada, no son suficientes. El comportamiento (performance) de un equipo depende de otras variables, descritas en lo que se identifica como la arquitectura del equipo. Por ello sugerimos solicitar una información  mínima¹ (2009²). Aún cuando en la descripción de la información a solicitar de cada componente, que se presenta a continuación, se establecen algunos criterios mínimos para facilitar el análisis de la información, puede no ser suficiente y requerir de apoyo técnico, no dude en solicitarlo, éste es el punto crítico del proceso.

• Procesador: Compañía (Intel o AMD); tipo de procesador, número de núcleos (core 2, 3, 4); velocidad (ciclo de operación, en MHz), tamaño del caché (memoria interna del procesador que acelera su funcionamiento), tamaño del bus (canal de comunicación de datos).  Mayores valores en todos los parámetros en general representan mayor rendimiento, si bien hay algunos aspectos que relativizan esta información, se puede tomar como base para el análisis.
• Chipset. Determina muchas de las características de una tarjeta madre, refiere a los circuitos principales de esta tarjeta, completados por otros que realizan funciones específicas para el manejo de red, sonido, alimentación eléctrica y control de las temperaturas. Normalmente se ofrece un número o nombre identificador del mismo.  Es necesario conocerlos para sopesar características.
• Memoria Principal: Cantidad de memoria (en Gigabytes), tecnología utilizada (las más usuales en la actualidad: DRAM, SDRAM, DDR SDRAM, DDR2 SDRAM, RDRAM; los términos SIMM y DIMM refieren más al tipo de módulos que utiliza –tarjetas en que viene la memoria- ) frecuencia, velocidad (se mide en MHz; aunque varía mucho actualmente se encuentran valores que van de 333 MHz a 1333 MHz). Misma afirmación que en el caso del procesador,  mayores valores en todos los parámetros en general representa mayor rendimiento.  La lista de tecnologías está enunciada también en orden de menor a mayor rendimiento.
• Disco duro: Capacidad (cantidad de Gigabytes), revoluciones por minuto (rpm, velocidad de rotación, afecta velocidad de acceso a la información),  tasa o velocidad de transferencia (Mb/s), caché, interfaz o tipo de conexión (Las comunes en discos internos: IDE/ATA, SATA, SCSI³, SAS⁴, en discos externos: USB, Firewire). En el análisis del disco duro, debe integrarse por supuesto la capacidad, pero además las velocidades de acceso y transferencia. La interfaz, tecnología utilizada afecta de manera radical. Las comunes en máquinas de escritorio comunes son las dos primeras, SCSI y SAS, como se indica en la nota a pie de página se utilizan en aplicaciones especiales o servidores; las dos últimas en conexión de discos externos.
• Monitor: Tamaño (en pulgadas, ojo: el área útil, medida real de comparación, es diferente en los CRT que en los demás, en este caso es inferior a la declarada), tecnología utilizada (CRT, LCD, plasma).  Resolución (va en combinación con la tarjeta de video).
  CRT. Los “tradicionales”. Ventajas: tecnología estable, buena calidad de imagen, baratos.  Desventajas:  espacio, parpadeo, consumo de energía, nivel de radiación eléctrica y magnética que generan
  LCD. Ventajas: poco peso y tamaño, buena resolución y calidad de color, no parpadean, menor consumo de energía, no genera radiaciones.  Desventajas: Mayor costo, ángulo limitado de visibilidad, brillo limitado (problema en sitios con mucha luz), contienen mercurio. Los hay de varios tipos Dual Scan (DSTN), HPA y TFT (el más recomendable).
  Plasma. Ventajas: Excelente brillo, alta resolución, amplio ángulo de visión, no contiene mercurio.  Desventajas: vida útil corta, costo elevado,  consumo elevado, poca pureza del color
• Sistema operativo: El más común en mercado es Windows. Detallar, no sólo decir XP o Vista, hay múltiples versiones de cada uno, con diferencias importantes. Para aplicaciones en entornos educativos se sugiere no utilizar versiones “Home”, pues tienen limitantes que afectan la operación en el contexto de la escuela. Conviene comparar las versiones en el momento de la adquisición.  Recomendable consultar las siguientes referencia útiles donde se ofrece información de las diferentes ediciones de Win Vista y Win XP:
  
  - Windows Vista: Elige una edición
  - Página principal de Windows XP
• Software. Además del sistema operativo, se integran en los equipos otras aplicaciones; pro ejemplo antivirus, para grabación de discos, álbumes fotográficos, etc. Es importante atender tres cosas en este rubro. a) Esté considerado el software de interés para nosotros. b) Que no se trate sólo de software de prueba, que caduca normalmente en periodos de 30 a 90 días (en especial si es un sw necesario para nosotros); por último, c) Que esté considerado en la cotización de manera formal, incluido en el precio, o mejor aún, desglozado con su costo.  Algunos proveedores recurren a una estrategia sucia de integrar software, lo incluyen en su oferta, y lo instalan en los equipos, pero sin la licencia necesaria. Se trata simplemente de un acto de piratería que de aceptarlo nos hace responsables.  La manera de protegerse de estas tácticas es asegurar que tenemos un número de licencia, pero sobre todo, que el producto aparece registrado en la factura, en este caso, si hubiera algo irregular, la responsabilidad es del proveedor.  Recuerde además que muchas aplicaciones tienen precios especiales para instituciones educativas, asegúrese de que está accediendo a tales programas académicos.
• Mouse y Teclado. Aunque afectan en menor medida al precio del equipo, es importante que tengan un nivel de calidad adecuado, no olvidar que de ellos dependen en buena medida la interacción del usuario. Los dispositivos de poca calidad, fallan rápidamente. Deben ser reemplazados y con frecuencia, esto nos toma por sorpresa, lo que retrasa la sustitución y afecta por semanas y meses la actuación del usuario. Los ratones ópticos no tienen prácticamente elementos mecánicos y sufren poco desgaste y fallas, en general son más recomendables. Del teclado busque que sea estándar, tenga todos los grupos de teclas en el lugar ordinario. Un teclado no estándar afecta la operación del usuario.
• Unidades de almacenamiento externo. Las unidades de diskette, están prácticamente fuera de uso. Sólo se instalan ya cuando se tiene de antemano material en ese formato que aún es necesario leer.
  Además tenemos lectores y grabadores de CD y DVD. Existen todas las funciones de combinar estas dos categorías: lector de CD, grabador de CD, lector de DVD o grabador de DVD. Los dispositivos en general combinan en uno sólo varias de estas funciones, son los llamados “combos”. En la actualidad los más comunes incluyen a) lector/quemador de CD + lector de DVD y b) lector/quemador de CD y DVD. Las diferencias en precio son muy pequeñas, en general más vale ir por un dispositivo con todas las funciones. Las otras variables relacionadas con estos equipos son la velocidad de acceso y de grabación, en general también poco significativas a menos que tengamos en mente grabación constante y numerosa de discos.
  Los tamaños actuales de las memorias portátiles (tipos USB) y las condiciones de las redes
  –y su creciente velocidad de transferencia – ha hecho poco útiles estos lectores. Conviene valorar si serán o no utilizados.  Las memorias USB más comunes (1 y 2 Gb) sobrepasan en capacidad a los CDs (700 Mb) y las de mayor capacidad (4, 8, 16, 32 o más Gb) sobrepasan a los DVDs (4.7 GB, los más comunes, single-sided single-layer, y 8.54 GB single-sided double-layer).

Prácticas no éticas

Hay que advertir de una práctica, a la que me atrevo a calificar como poco ética. Algunas personas muestran en forma discrecional las cotizaciones de un proveedor para presionar a otro. Dar a conocer los datos de otras cotizaciones debería ser un acuerdo general, un concurso abierto, donde todos conocen las propuestas de todos, es correcto. Pero cuando se realiza en forma discrecional (sólo con algunos) se les está dando una ventaja sobre los demás.

Además, un riesgo inherente a esta práctica es llevar a los proveedores al límite. En apareciencia logramos el beneficio de precios más bajos, importante para todos. Sin embargo hay que considerar que los equipos de cómputo tienen en la actualidad márgenes de ganancia muy pequeños, cuando un proveedor no tiene un margen mínimo adecuado o baja sus precios demasiado con tal de ganar el concurso, difícilmente contará con los recursos para darnos atención ante cualquier eventualidad que se presente. Son problemas a futuro.

Las computadoras “armadas”

Es posible integrar una computadora adquiriendo sus partes por separado. Algunos proveedores recurren a la estrategia de ofrecer este tipo de equipos, pues en general tienen un menor precio, lo cual les hace atractivos para el cliente.

Es necesario tener en cuenta que esta baja de precio se debe a dos factores –no uno sólo como argumentan algunos proveedores-  Por un parte en efecto, las marcas tienen costos de operación mayores, que repercuten necesariamente en sus equipos, aunque también ofrecen más servicios y certeza, además de mi proveedor está la compañía fabricante que puede respaldar. Un segundo factor del nivel costo es el tipo de componentes que integro en la computadora.  De acuerdo con los conceptos analizados, hay muchos tipos de memorias, discos, procesadores, pero además, tienen también variantes.  Éstas determinan precios y rendimientos diferentes. Si utilizo esas variantes de menor rendimiento o calidad, disminuyo el costo del equipo. Por desgracia, hay además proveedores que no disminuyen el precio en proporción a la calidad y rendimiento de los componentes, es en realidad una estrategia para obtener mayor utilidad ante la ignorancia de la mayoría de sus clientes.

Si en todos los casos hemos insistido en la comparación equitativa de las cotizaciones, es aún más crítico hacerlo cuando se trata de equipos armados. Una y otra vez se repite la escena de equipos adquiridos a precio muy bajo que después se convierten en un problema para la institución.  No siempre es así, de acuerdo, los equipos armados sí son una opción. La única manera de asegurarlo es estableciendo el tipo de componentes (marcas incluso) aceptables a integrar en un equipo armado.  Procesadores, memorias, de qué tipo, características; rangos si se quiere, pero que cumplan con especificaciones. Esto requiere mayor conocimiento técnico.

Los proveedores y sus características

Los proveedores de equipo de cómputo venden, es su función, obvio.  Algunos pocos ofrecen servicios de mantenimiento, formalmente estructurados, constituye otra línea de negocio para ellos. Algunos más ofrecen asesoría sobre procesos –especialmente gestión, administración de las organizaciones- Curiosamente estas tres líneas de negocio, en apariencia, las ofrecen todos. Confunden –o nos hacen confundir- un servicio de asesoría con darnos algunas opiniones sobre nuestros proyectos. Confunden o nos hacen confundir: ayudarnos a instalar el equipo, o ver algún pequeño problema con el mismo, con ofrecer un verdadero servicio de mantenimiento. Clave pues conocer de ellos. Algunos parámetros a considerar en esta evaluación de un proveedor:

• Tiempo en el mercado, antigüedad de la empresa.  Nivel de instalación, formalidad en su estructura, ubicación física, oficinas.
• Relación de clientes. A quién más atiende, que nos permita contactar con ellos y preguntar un poco por su experiencia con el proveedor.
• Ubicación en la cadena de comercialización. Es un vendedor final, el último eslabón de la cadena, es representante o mayorista de una marca o tipo de equipos (normalmente afectará el precio que nos puede ofrecer).
• Servicios y garantías. ¿Los ofrece directamente? ¿Los deriva a otra compañía o al fabricante? Lo dicho antes, revisar en qué condiciones se ofrece.
• Facturación y procesos administrativos. Asegurarse de que cumple nuestros requerimientos y los del fisco también.

Un concepto que se integra cada vez con mayor frecuencia en este campo, es el desarrollo de proveedores. Aunque tiene diversos significados, muchos con alcances más amplios, en este espacio referimos a la asociación que se hace con algunos de ellos, para trabajar de manera estrecha. El cliente, busca servicios con determinadas características, que no están necesariamente incluidas en lo que ofrecen actualmente los proveedores. El ejercicio es construir juntos esa definición de servicios y la adecuación de los proveedores para ofrecerlos tal como se requieren, a condición de construir una relación de negocio de largo plazo, que enriquece a ambas partes. Como siempre, deben revisarse periódicamente servicios y condiciones, hay proveedores que en esta condición se sienten seguros y bajan el nivel de calidad pactado o suben sus precios.

En síntesis

Los procesos de adquisición de bienes informáticos tienen muchas aristas. He intentando cubrir la mayoría de ellos proporcionando información específica, sugiriendo un procedimiento de realización.  Cada institución, como siempre, adecuara estas ideas a su realidad.  Se ha intentado realzar en síntesis, la importancia de no improvisar este proceso, si queremos al final, encontrar satisfechos nuestros requerimientos, con el nivel de calidad, servicio y precio aceptables.